För effektiv informationshantering krävs kontroll. Informationen måste kunna spåras och verifieras. Varje ny modul ska kunna identifieras så att den kan hanteras och användas i de sammanhang som krävs. När skribenten skapar nya versioner av informationen ska varje arbetsversion sparas för att när som helst kunna återkallas om så behövs.



För kontroll krävs avancerat systemstöd för versionshantering, statushantering och spårbarhet.

Versionshantering handlar om att i systemet på ett entydigt sätt identifiera både arbetsversioner, översättningar och publicerade manualer. Man ska alltid kunna gå tillbaka till en tidigare version, oavsett om det sker under arbetets gång eller tre år senare. Varje ingående modul, använd bild eller annan resurs ska unikt kunna pekas ut så att de producerade dokumenten kan spåras, återskapas eller helt enkelt användas i nya sammanhang.

Varje modul eller resurs ingår i ett arbetsflöde, från redigering och granskning till översättning och publicering. När modulerna ständigt återanvänds i nya sammanhang och media ökar kraven på kontroll: Vilken status har de deltagande modulerna och resurserna i en publikation? När kan vi granska? När kan vi översätta, och vad? När kan vi leverera och publicera?

Givetvis ska systemet kunna automatisera så många arbetsflöden och statusändringar som möjligt. Om t.ex. översättningar till ingående moduler införs i systemet ska deras status uppdateras automatiskt så att produktägaren får kontroll över arbetsflödet, utan att behöva kontakta leverantören.

För bästa kontroll ska självklart ett arbetsdokument kunna låsas mot oavsiktlig redigering av andra, men fortfarande kunna läsas och återanvändas av dem.

För en äkta single source-lösning krävs full spårbarhet av varje ingående modul och varje använd resurs. Vilka versioner av dokumenten och dess ingående moduler ingick i en manual X som levererades till kund Y vid tillfälle Z? Vilka språk var med i just den leveransen och vad skiljer den leveransen från dagens situation? Om kunden vill ha nya översättningar eller uppdateringar av sin dokumentation, vad måste ändras och vad måste översättas på nytt?

För svaren krävs spårbarhet av varje enskild komponent, varje modul, varje resurs, osv.

Men kraven slutar inte där; systemet ska kunna förenkla och automatisera arbetet med gamla versioner och översättningar. Om vissa moduler inte behöver uppdateras eller översättas ska de kunna återanvändas som de är, automatiskt och utan extra arbete.